NATI SALAS 🌱 D3FO

Hace algunos añitos escribí un blog con todas las opciones que tenemos disponible en el sistema para analizar la información, usando como ejemplo el Saldo de comprobación. Desde la versión .39 tenemos disponible desde la consulta una opción para que nos permite generarnos y guardarnos una instantánea y exportarla a Excel con una nueva entidad. Pero… ¿Qué es una instantánea? Si quieren ver esta nueva opción de analizar la información en D3FO tienen el detalle a continuación.

Ya es tradición empezar por el origen del universo:

🌱 ¿Qué son las instantáneas en D3FO?

Las instantáneas son capturas o puntos de vista de la información financiera en un momento determinado o específico del tiempo. Son como «screenshots» o una foto de tu estado financiero que puedes capturar para:

🌿 Analizar y comparar información histórica con el estado actual

🌿Comparar el rendimiento a lo largo del tiempo

🌿Analizar escenarios hipotéticos

🌿O simplemente, tener una referencia rápida de la posición financiera en un momento específico.

En D3FO, estas capturas están disponible en diferentes áreas, en el universo de finanzas tenemos:

Un saldo de comprobación es un informe contable que muestra el listado de todas las cuentas del libro mayor que han tenido movimientos a lo largo de un período determinado y sus respectivos saldos en un momento específico.

Hace algunos años escribí un blog acerca de las diferentes formas que tenemos disponible en nuestro D3FO de generación de información tomando como ejemplo práctico el balance de comprobación, les dejo el link para mas info, pueden consultarlo que lo explico en mayor detalle 😊

🚀 El potencial de la información en D3FO. CASO PRÁCTICO: Saldo de comprobación

🌱 ¿Qué es la instantánea de saldo de comprobación?

Desde la versión 39 tenemos disponible esta nueva funcionalidad que me ha gustado muchísimo, porque permite generar la información analítica del saldo de comprobación mediante un lote programado y exportar la información en Excel con una entidad de Odata, lo que nos permite poder analizar la información integrándonos con sistemas externos o bien, analizarla directamente desde Excel.

Para acceder a la consulta del saldo de comprobación, seguir:

Módulo de Contabilidad general >> Consultas e informes >> Saldo de comprobación

Desde el formulario lo primero que vamos a ver son las opciones de los parámetros para ejecutar el cálculo de los saldos del conjunto de dimensiones que queremos analizar.

Nosotros vamos a acceder a la opción ‘Instantánea de saldo de comprobación’ situada sobre el panel de acción:

AGREGAR INSTANTÁNEA DE SALDO DE COMPROBACIÓN

Desde el formulario, si seleccionamos la opción ‘Agregar instantánea de saldo de comprobación’ vamos a ver las opciones disponibles para ejecutar los saldos de la instantánea de vencimiento:

🌱 Libro mayor: desde el listado tenemos todas las entidades legales que podemos seleccionar.

En este caso, super importante si trabajamos con varias compañías, mejor crearlas con la automatización Porque independientemente de la entidad del libro mayor que seleccionamos se van a ejecutar los saldos en la entidad legal desde donde seleccionemos la opción ‘ejecutar’ manualmente.

De igual manera, si trabajamos con varias compañías, debemos crear tantas compañías como instantáneas necesitemos ejecutar.

🌱 Conjunto de dimensiones financieras: nos permite seleccionar el conjunto de dimensiones que necesitamos analizar la información.

En este punto super importante: recordemos siempre que por estándar de Microsoft, normalmente tenemos disponible hasta 11 segmentos que configurar o visualizar en los diferentes formularios del sistema. Y en esta entidad vamos a visualizar hasta 11 columnas para las dimensiones financieras, independientemente del conjunto de dimensiones que seleccionemos.

🌱 Capa de registro: capas desde donde extraer la información. Sólo podemos seleccionar 1 capa.

🌱 Ejercicio que se va a procesar: Aquí tenemos las diferentes opciones que nos permiten realizar las comparaciones de los saldos para las dimensiones analíticas.

Recordemos que los ejercicios son el conjunto de períodos donde se registran los saldos contables. Por lo tanto, un ejercicio puede ser por ejemplo un año natural (2024) o un año académico (de julio a agosto 2023/2024), dependiendo de la configuración del calendario asignado a la entidad jurídica.

Las opciones disponibles son:

🌿 Ejercicio seleccionado: en caso de optar por esta opción se habilita el campo ‘Ejercicio’ para seleccionar desde el desplegable el ejercicio que necesitamos exportar la información.

Esta opción la utilizamos cuando necesitamos analizar los saldos únicamente de un período determinado.

🌿 Ejercicio actual: con esta opción visualizamos los saldos en el ejercicio en el que estamos trabajando al momento de ejecución de la instantánea.

🌿 Ejercicio actual y anterior: se ejecutan los saldos del ejercicio en el que estamos trabajando al momento de ejecución de la instantánea del saldo de comprobación y los saldos del año anterior. Es súper útil para poder comparar diferentes períodos con información histórica.

🌿 Ejercicio actual y los dos anteriores: igual que el caso anterior con la diferencia que se exportan los saldos de 2 ejercicios anteriores al ejercicio actual.

Esta opción nos ayuda un poquito mas, por ejemplo, a analizar tendencias.

🌱 Ejercicio: desde este campo podemos elegir el ejercicio del que necesitamos la información si hemos utilizado la opción ‘Ejercicio seleccionado’. Únicamente podemos visualizar los ejercicios del libro mayor seleccionado anteriormente.

EJECUTAR LA INSTANTÁNEA: MANUAL

Una vez que completamos las opciones y aceptamos, podemos ver la instantánea en estado ‘Sin iniciar’ y el campo de la fecha de la última actualización vacía.

Para calcular los saldos debemos seleccionar la opción ‘Ejecutar la instantánea una vez’.

Mientras el lote se esté ejecutando, el estado que visualizaremos será ‘Procesamiento’.

Y una vez que finaliza el proceso, el estado de la instantánea es ‘Completar‘:

ABRIR EN EXCEL

Para poder ver la información, tenemos que seleccionar la opción ‘Abrir en Excel’ que encontramos sobre el panel de acción.

De esta manera, abrimos Excel con el complemento Add-In.

Desde aquí ya trabajamos en un excel desde donde tendremos todas las funcionalidades del Add-In disponibles siempre con D3FO, como filtros o diseño, y la conexión directa con los datos maestros del sistema. Excepto modificar datos y publicar! Por obvias razones de auditoría considerando que estamos trabajando con información contable registrada en el sistema 🤓

Una cosilla importante, como en nuestro ejemplo hemos seleccionado la opción del conjunto de dimensiones MA + CC + DT (configurado con los segmentos Main Account + Cost Center + Departament), lo vamos a identificar en las 3 columnas diferentes de: Valor de dimensión 1, Valor de dimensión 2 y Valor de dimensión 3.

La principal diferencia en la información que exportamos calculando primero el saldo de comprobación desde la consulta misma, es que con las instantáneas no tenemos el campo de ‘Saldo de cierre de ejercicio’, por lo que debemos calcularlo adicionando una columna (con el saldo al inicio + Débito – Crédito).

Pero sí podemos comparar los saldos de los períodos sin necesidad de exportarlos en varias veces y varias planillas Excel.

MOSTRAR ID. DE SEGUIMIENTO EXTERNO

Para poder tener la traza de la instantánea en D3FO, en la planilla Excel, y en el sistema externo (si estamos integrados con otro sistema), tenemos disponible el campo ‘Id de seguimiento externo’.

De la misma manera, podemos ‘Ocultar Id. de seguimiento externo’:

AUTOMATIZACIÓN DE INSTANTÁNEA DE VENCIMIENTO

Podemos automatizar el proceso de cálculo de los saldos desde la misma opción que utilizamos siempre en el Módulo de Administración del sistema >> Configurar >> Automatizaciones de procesos.

El tipo de programación se llama: Actualizar instantáneas de saldo de comprobación, y luego debemos seleccionar las mismas opciones de la instantáneas y la periodicidad en el wizard.

CONFIGURACIÓN

Les dejo por aquí un videíto con las dos configuraciones y opciones de cálculo de saldos de la instantánea, la manera manual y la automatizada, por si necesitan un poco mas de ayuda:

Como siempre, espero que esta nueva opción de ver la información les sirva de ayuda, y nos vemos en la próxima! 🤩