NATI SALAS 🌱 D3FO

Segunda edición de esta emocionante saga sobre instantáneas en D3FO 🌟

Las instantáneas de vencimientos de clientes son herramientas súper útiles que nos permiten analizar el estado de las cuentas por cobrar y los vencimientos, ya sea para el análisis de saldos actuales, auditorías históricas o planificación futura.

He reunido y resumido todo lo que sé (o lo que estaba desparramado por mi cerebro y en notas perdidas) y escribí también más tips, configuraciones clave y consejos para evitar dolores de cabeza.

🌱 ¿Qué son las instantáneas de vencimientos de clientes?

En el capítulo 1 de esta saga habíamos aprendido que en nuestro D3FO utilizamos las instantáneas para obtener información financiera en un momento determinado.

• NOTA: Les dejo el link con la introducción y las instantáneas de saldo de comprobación por si lo quieren repasar: 👉 https://natisalas.com/2024/07/17/hablemos-de-instantaneas-capitulo-numero-1-instantaneas-de-saldo-de-comprobacion/

Entonces, con las instantáneas de vencimientos de clientes, podemos obtener el saldo o estado de nuestros clientes o cuentas por cobrar en una fecha determinada.

🌱 ¿Para qué las podemos utilizar?

🌿 Conocer los vencimientos de nuestra facturación: esto nos permite obtener el saldo que recibiremos en un rango o períodos de tiempo. Por ejemplo, en los próximos 30 a 60 días, o el saldo vencido de más de 1 año.

🌿 Auditorías y análisis de información: por ejemplo, podemos comparar los saldos abiertos en diferentes períodos e investigar discrepancias o diferencias, o analizar la evolución de la facturación y sus cobranzas históricas.

🌿 Reportes y consultas: tenemos innumerables reportes y consultas disponibles en D3FO para obtener esta información, en unos próximos puntitos de este blog veremos los más importantes o comúnmente utilizados. Pero para mi, lo importante siempre es saber que si tenemos la posibilidad de obtener esta información de manera rápida (o automatizada), de fácil acceso, y confiable, no sólo podemos analizar el pasado, sino también prever el futuro, planificar, anticiparnos y tomar decisiones o realizar acciones rápidas para evitar problemas de liquidez o en el flujo de caja. Muy útil para la administración de cobranzas o la gestión de créditos.

Podemos ejecutar esta instantánea recurrentemente desde las tareas periódicas del módulo de Créditos y cobros, peeeeero primero vamos a ver las configuraciones que podemos realizar en el sistema antes de ejecutarlo.

🌱 Configuraciones:

🌿 DEFINICIONES DE PERÍODO DE VENCIMIENTO

Determinan cómo se segmentan los saldos en rangos de tiempo específicos. En D3FO, se comparten entre clientes y proveedores.

Para configurarlas, aquí el truquito es imaginarnos que cada período de vencimiento será una columna en los informes y consultas, y sólo tenemos que pensar cómo necesitamos ver los saldos.

Módulo de Créditos y cobros >> Configurar >> Definiciones de período de vencimiento

Módulo de Proveedores >> Configurar >> Definiciones de período de vencimiento

Les dejo un videito cortito para ver cómo configurarlo, y les cuento algunos tips para tener en cuenta:

• No se pueden tener más de 6 períodos de vencimiento

• Siempre debe haber uno con la unidad 0 (cero).

• Los períodos son campos de texto libre, lo mejor es que sean bien descriptivos para entender con facilidad los datos en los reportes.

• Las unidades comienzan a sumarse desde la columna cero y son acumulativas.

• Combinando los signos + y – en las unidades, y la dirección de impresión positivo y negativo, podemos obtener saldos vencidos y a vencer, a partir de la fecha de ejecución.

• Si queremos obtener los saldos por meses, es mejor ingresar 1 mes + 1 mes en lugar de 30 días + 30 días, para que se respeten las diferencias en la cantidad de días según el calendario natural.

• El período contable hace referencia al calendario del libro mayor, pueden ser en meses, días o trimestres.

• El intervalo No limitado incluye todas las transacciones antes (o después) del período anterior hasta el infinito, es muy útil para asegurarnos que no quede ningún saldo fuera.

Y no voy a dejar de destacar lo maravilloso que es poder seleccionar los iconitos que queremos utilizar para identificar el estado de cada columna 🤩

🌿 ID. DE GRUPO

Esta configuración es opcional. La podemos utilizar si solamente necesitamos conocer los saldos de una sección de clientes.

Por lo tanto, para configurar un Id. de grupo de clientes para utilizarlo en la instantánea, debemos seguir los mismos pasos de siempre que realizamos para configurar secciones de clientes pero, esta vez, seleccionamos el tipo ‘Instantáneas de vencimientos’ (en vez de la opción ‘Cobros’). Les comparto la configuración con un ejemplo super sencillo:

Módulo de Créditos y cobros >> Configurar >> Secciones de clientes

🌱 Bueno ahora sí, creemos una instantánea de vencimiento de clientes:

Módulo de Créditos y cobros >> Tareas periódicas >> Calcular vencimientos de saldos de clientes

Como hice en el punto anterior, les dejo un videito para que veamos como configurar y ejecutar la instantánea, y algunos puntitos a tener en cuenta:

• En las definiciones de período de vencimiento sólo vamos a visualizar las que hemos configurado en la compañía desde la cual estamos configurando el proceso. Es importante tenerlo en cuenta si necesitamos ejecutar el proceso multicompañía. En este caso, lo mejor es tener la tabla compartida y evitamos discrepancias de información.

• En el apartado de compañías, podemos seleccionar las compañías, solo se visualizan las que tienen pagos centralizados (están incluidas dentro de la jerarquía organizativa pagos centralizados).

• En el Id. de grupo habíamos visto que era una configuración opcional, por lo tanto si lo dejamos en blanco vamos a calcular los saldos para todos los clientes.

• En los criterios vamos a seleccionar cuándo es para nosotros el vencimiento de un comprobante: la fecha de la transacción, la fecha de vencimiento o la fecha del documento.

• En el ‘vencimiento a partir de’ es la fecha que queremos usar en el momento cero para realizar todos los cálculos, los períodos de vencimiento se calculan en función de esta fecha. Es decir, es la unidad cero de la definición de período de vencimiento, y el campo Fecha actual en los informes. Podemos usar la fecha del día (seleccionando la fecha de hoy) o una fecha seleccionada, si queremos ver la información en un momento determinado (anterior o posterior de la fecha del día).

• Si NO habilitamos el check «Incluir clientes con saldo cero», se excluirán los clientes cuyo saldo sea cero (ya sea porque no tienen documentos abiertos o porque la suma de sus documentos abiertos da como resultado cero; por ejemplo, cuando una factura está compensada con una nota de crédito o un pago sin aplicar). Esto significa que no veremos clientes sin datos relevantes para analizar, y además ayudaremos al sistema a mejorar su rendimiento. Por otro lado, si habilitamos este check, se incluirán todos los clientes, independientemente de su saldo. En los informes y consultas también aparecerán estos registros. Si necesitas ejecutar la instantánea incluyendo todos los datos, te recomiendo que revises el apartado de «Rendimiento» que está un poquitito más abajo. 😊

• ¡Un poquito de atención con el próximo check! Si habilitamos la opción «Omitir cálculos del límite de crédito durante el vencimiento», el sistema no recalculará el crédito disponible para cada cliente. Por otro lado, si deshabilitamos el check, el sistema recalculará los saldos del límite de crédito para cada cliente (tengan en cuenta que esto incluye muchas transacciones en el proceso). Como antes, les recomiendo echarle un vistazo al apartado de «Rendimiento» que se encuentra un poquitito más abajo.

• Podemos ejecutar las instantáneas para más de una compañía si necesitamos visualizar los saldos de los clientes disponibles en varias entidades jurídicas, seleccionándolas desde el grid «Rango». ¡Súper tip! Solo se mostrarán las entidades jurídicas configuradas para pagos centralizados, es decir, aquellas que formen parte de la jerarquía de propósito «pagos centralizados« predeterminada. Además, los clientes deben compartir el mismo Id de parte. En estos casos, la conversión de la divisa de transacción se realizará automáticamente a la divisa de contabilidad que esté configurada para la ejecución de la instantánea de vencimientos.

• ¡Súper mega importante! Podemos configurar este proceso para que se ejecute automáticamente mediante un lote programado, tal como lo hemos hecho siempre. Sin embargo, debemos tener en cuenta que, según lo que vimos en el blog, este es uno de los procesos que más puede afectar el rendimiento del sistema. Por eso, lo ideal es programarlo en horarios de baja actividad, cuando haya menos usuarios trabajando en el sistema. Y no olviden revisar el apartado de recomendaciones de rendimiento para asegurarse de optimizarlo al máximo. 😉

🌱 ¿Desde dónde podemos visualizar los saldos de clientes calculados con la instantánea?

Básicamente, desde dos consultas:

Hay un montón de cosas de las que podríamos hablar en estos formularios porque tienen muchísimos accesos y funcionalidades, pero no es el objetivo de este blog. Quizás en una próxima 😉

Lo que sí les quiero comentar, que se puede recalcular el saldo de un cliente ejecutando la instantánea desde el botón ‘Gestionar >> Actualizar vencimiento’ disponible sobre el panel de acción:

🌱 ¿Qué pasa si tengo clientes creados en más de una compañía? ¿Puedo ver los saldos para todas las empresas?

¿Se acuerdan del campo ‘Rango’ que habíamos visto al ejecutar la instantánea? Aquí es donde entra en acción. Podemos realizarlo mientras se cumplan todas las condiciones que hemos enunciado en ese apartado.

En la consulta de saldos vencidos vemos el saldo y la información de todas las compañías en las que tiene transacciones abiertas, y en la consulta de cobros el detalle de cada transacción. Podemos identificar a qué compañía pertenece cada transacción abierta:

🌱 Mejora de rendimiento:

Como habíamos hablado hace un ratito, este proceso es uno de los que más penalizan al rendimiento del sistema, especialmente si lo ejecutamos para todos los clientes (aunque tengan saldo cero) y recalculamos el saldo disponible del límite de crédito para cada uno.

Algunos tips:

🌿 Programar el lote para que se ejecute en un horario con menor utilización del sistema.

🌿 Habilitar la característica ‘Mejora del rendimiento del vencimiento de los clientes con secciones de clientes’ desde el espacio de trabajo de Administración de características.

🌿 Habilitar la característica ‘Usar porcentaje del parámetro para calcular tareas por lotes para la instantánea de vencimientos de cliente’, y configurar un porcentaje (sobre la cantidad total de clientes) para dividir la ejecución de este proceso. Se recomienda comenzar con un valor preferiblemente entre 12 y 20, y ajustarlo en caso que sea necesario, pero no mayor a 30.

Entonces, en el siguiente ejemplo, cada una de las 5 tareas por lotes creadas tendrá el 20 por ciento del número total de clientes para establecer el vencimiento.

🌱 En qué otros procesos se utilizan las instantáneas de vencimiento de clientes

Me he dejado el resultado de muuuchas pruebas para el final del blog, asique si llegaste hasta aquí probablemente te puedas ahorrar algún que otro dolor de cabeza.

Las instantáneas no sólo se utilizan para el cálculo de saldos, sino también es importantísimo ejecutar este proceso con frecuencia porque las transacciones que veamos en los siguientes apartados sólo se incluirán las que se incluyeron en el procesamiento de la instantánea.

🌿 Automatizaciones de procesos de cobros

🌿 Predicciones de pago de Finance Insights

🌿 Copilot for Finance

🌿 Power bi del espacio de trabajo ‘Administrar crédito y cobros de clientes’

Y ahora sí, por último y como siempre, les dejo algunos links útiles a los Docs de Microsoft:

👉https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/finance/accounts-receivable/customer-aging-snapshot

👉https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/finance/accounts-receivable/tasks/set-up-accounts-receivable-aging-information

Y vos, tenés algún tip más?