El blog anterior donde explicaba esta funcionalidad, en la v.38 en preview, lo finalizaba echando de menos un proceso periódico que lo realice de manera automática para no tener que compensar los saldos de las transacciones de manera manual todos los meses. Y ahora que liberaron la característica (mi entorno es v.40) adivinen que tenemos… 😏 pasen y vean que les cuento como funciona!
Primero, si necesitan saber cómo activar esta funcionalidad y las configuraciones que necesitamos previamente a automatizar el proceso, y todo el impacto de esta nueva característica, les dejo el link al blog que escribí previamente:
🌱 CONFIGURAR: REGLAS DE COMPENSACIÓN
Bueno el primer pasito que tenemos que hacer es configurar las reglas de compensación.
Con las reglas vamos a definir el o los criterios que tiene que tener en cuenta este proceso automático para compensar los saldos de clientes y proveedores asociados en los acuerdos de compensaciones.
Podemos acceder desde varios módulos:
🌿Clientes >> Pagos >> Compensación >> Reglas de compensación
🌿Proveedores >> Pagos >> Compensación >> Reglas de compensación
🌿Gestión de efectivo y bancos >> Compensación >> Reglas de compensación
Ingresamos un nombre y su descripción, y luego debemos seleccionar la secuencia de compensación.
Tenemos 4 secuencias de compensación de las facturas (y notas de crédito y débito si las incluimos en la regla):
- Por fecha de vencimiento: del más antiguo al más nuevo
- Por fecha de vencimiento: del más nuevo al más antiguo
- Por saldo de factura: de mayor a menor
- Por saldo de factura: de menor a mayor
En los ejemplos a continuación veremos cada uno de los casos 😊
En el campo ‘acuerdo de compensación’ podemos definir si esta regla se aplicará únicamente a unos determinados acuerdos de compensación que seleccionaremos, o aplica para todos.
En el campo ‘Incluir nota de abono y nota de débito’ tenemos la opción de compensar únicamente facturas, o incluir también notas de abono y notas de débito (el comportamiento de la compensación lo he explicado en el primer blog).
Si seleccionamos la opción ‘Acuerdo de compensación’ para Todos, ya tenemos lista nuestra regla.
Si seleccionamos la opción ‘Acuerdo de compensación’ para Seleccionado, tenemos dos opciones mas de configuraciones que realizar.
En el tab ‘Acuerdos de compensación’ debemos agregar los acuerdos que se compensarán al ejecutar esta regla. Seleccionando las opciones ‘Agregar’, ‘Quitar’ y ‘Mover’ situados sobre el grid podemos parametrizar esta parte.
Y en el tab ‘Criterios de compensación’ podemos definir si esta regla únicamente aplicará a unas cuentas de proveedores, clientes o divisas de facturas específicas, independientemente de los acuerdos seleccionados (aplicamos un filtro sobre los acuerdos seleccionados antes). Este tab se puede dejar sin configuración, no es obligatorio.
Una vez que tenemos toda la regla configurada, seleccionamos la opción ‘Activar‘ para que se encuentre disponible.
Por ejemplo:
🌱 EJECUTAR LA COMPENSACIÓN AUTOMÁTICA
Para ejecutar manualmente el proceso de compensación automático, podemos acceder desde cualquiera de los 3 módulos (clientes, proveedores y gestión de efectivo y bancos) al formulario ‘Compensación automática’.
Desde este formulario vamos a definir:
🌿Regla de compensación, seleccionamos la regla que queremos ejecutar.
🌿Fecha de registro de compensación, fecha del apunte contable en el que se registrará el saldo de la compensación
🌿Fecha de vencimiento de la factura, fecha hasta de las facturas que se incluirán en las opciones de facturas a compensar.
🌿Vista previa antes del registro, si habilitamos este check podremos conocer previo al registro el saldo y las transacciones que se incluyeron durante el proceso automático de liquidación.
Y ahora sí que ya tenemos todo configurado podemos ver cómo es el funcionamiento o la lógica de compensación de este proceso automático. Básicamente, el procesamiento y liquidación de las transacciones es:
- Se visualizan todas las facturas incluidas en el período comprendido desde el inicio del acuerdo de compensación hasta la fecha de corte que ingresamos en el campo ‘Fecha de vencimiento de la factura’ previamente.
- Las facturas se ordenan según la regla seleccionada, por fecha o por importe, y de mayor a menor o viceversa.
- Si mas de 1 factura contiene la misma fecha o importe (dependiendo la regla) es igual, se ordenan por número de factura de manera incremental.
- Se calcula cuál es el importe máximo que se puede compensar según el saldo que sea menor, el del cliente o el del proveedor.
- Las transacciones se liquidan hasta que la última transacción que se puede compensar del cliente o del proveedor que contiene el saldo mayor quede liquidada parcialmente.
Es muy fácil entenderlo comparando todas las secuencias:
🌱 Por fecha de vencimiento: del más antiguo al más nuevo
Tenemos esta regla (sin criterios):
Ejecutamos esta compensación automática:
Y tenemos esta versión preliminar con el saldo que se ha logrado compensar, y la cantidad de transacciones del cliente y del proveedor incluido en la compensación:
Si seleccionamos los links de ‘Ver detalles’ podemos ver las transacciones incluidas (y cómo se han ordenado en este caso), el saldo de la factura y el saldo que se compensó:
Me he exportado a Excel las transacciones del cliente y del proveedor, y con un buscarV asocié las fechas de vencimiento de cada factura (porque no tenemos disponible el campo en este formulario 🫠).
En este caso vemos que la primera factura de cliente es la FS-0215 (la última la ERD-000142) y las fechas de vencimiento van decreciendo desde el día mas cercano al 31/07/2023 hasta el 01/01/2023 (inicio de nuestro acuerdo de compensación). Lo mismo ocurre con las facturas de este proveedor:
🌱 Por fecha de vencimiento: del más nuevo al más antiguo
Tenemos esta regla (sin criterios):
Ejecutamos esta compensación automática:
Vemos la versión preliminar:
Y en el excel que me he exportado ahora vemos:
La primera factura de cliente ERD-000142, las facturas organizadas por fecha incremental (tanto de clientes como de proveedores) pero el mismo saldo total compensado.
La diferencia con respecto a la regla anterior es que en este caso se liquidarán diferentes facturas de cliente:
Con las reglas de saldos ocurre el mismo comportamiento, con la diferencia que en estos casos ya no tenemos en cuenta la fecha de vencimiento, sino que priorizamos el importe para liquidar las facturas.
🌱 Por saldo de factura: de mayor a menor
Tenemos esta regla:
Ejecutamos esta compensación automática:
Vemos la versión preliminar:
En el excel podemos ver con facilidad que es el mismo saldo, pero ahora la primera factura de cliente a compensar es la ERD-000095:
🌱 Por saldo de factura: de menor a mayor
Tenemos esta regla:
Ejecutamos esta compensación automática:
Vemos la versión preliminar:
Y en el excel las facturas de importes grandes están al final, se incluyen mas facturas de clientes (porque los primeros importes son mas pequeños), pero el saldo total de la compensación sigue siendo el mismo:
🌱 Como casuísticas diferentes de las que hemos visto nos queda, primero, una regla que aplique a todos los acuerdos. El comportamiento de la secuencia es el mismo, lo único que desde la versión preliminar vemos los detalles de las compensaciones agrupadas por acuerdo:
Y un ejemplo de regla con criterios de compensación, donde independientemente de los acuerdos que agregamos vamos a filtrar que sólo se incluyan las compensaciones del cliente ERD-0187, por lo tanto sólo se compensa el acuerdo con esa condición:
NOTA: si vemos que son muchos acuerdos o muchas transacciones, podemos ejecutar el proceso mediante un lote del sistema habilitando el check ‘Procesamiento por lotes’:
🌱 AUTOMATIZACIÓN DE LA REGLA DE COMPENSACIÓN
Y si queremos automatizar aun más la automatización, podemos hacerlo configurando el wizard ‘Automatización de la regla de compensación’.
Recuerden siempre que podemos ingresar desde los 3 módulos y, en este caso adicionalmente, configurarlo desde el módulo de Administración del sistema, en el formulario de automatizaciones de procesos.
Y con esto terminamos el blog, nos vemos en la próxima y ahora sí corriendo a implantarlo! 🏃🏻♀️