NATI SALAS 🌱 D3FO

¡Cuantas veces hemos necesitado esta funcionalidad! ¿Qué pasa si tenemos un stakeholder (organización o persona) que es a su vez cliente y proveedor?

La compensación es el proceso de liquidar los saldos entre dos partes. Con esta nueva funcionalidad (disponible en preview en la .38) podemos definir un acuerdo entre un cliente y proveedor, seleccionar las facturas que queremos netear, y registrar un apunte de compensación.

En este blog vamos a revisar en detalle esta característica, que diría que de las nuevas es una de mis preferidas, y cómo podemos implementarla.

🌱 ¿Cómo podemos activar la funcionalidad?

La feature se llama ‘Compensación de cliente y proveedor’.

Por el momento, en la versión .38 se encuentra en preview ⚠️

🌱 CONFIGURACIONES

Empecemos viendo qué tenemos que tener configurado…

1. Nombre de diario

Con la habilitación de la característica vamos a ver que se habilita un nuevo tipo de diario «Compensación de cliente y proveedor».

Vamos a necesitar un nombre de diario que sea de tipo ‘Compensación de cliente y proveedor’

2. Cuenta contable para el neteo de saldos

Aquí no necesitamos ninguna configuración especial o ninguna particularidad en la cuenta principal, simplemente podemos chequear si ya tenemos la cuenta creada o necesitamos una nueva.

Como mi ejemplo es de un plan contable español, voy a utilizar una cuenta del grupo 555*.

3. Clientes y proveedores

Por el momento no es necesario que el cliente y el proveedor compartan el mismo PartyId para crear un acuerdo de compensación y registrar los apuntes contables, esta funcionalidad no lo está validando.

De todos modos, siempre es importante destacar que si un cliente es a su vez proveedor (u otro registro), deben tener el mismo PartyId para que no se pierda ni funcionalidad ni fiabilidad en la información del sistema. Así también no perjudicar la performance.

4. Número de lote de diario continuo

Una mínima aclaración, quizás sea porque aún se encuentra en preview, pero para poder registrar el apunte de compensación requiere que la secuencia numérica asociada al número de lote de diario desde los parámetros de contabilidad sea continua.

🌱ACUERDO DE COMPENSACIÓN

Módulo de Clientes o Proveedor >> Pagos >> Compensación >> Acuerdo de compensación

En el acuerdo de compensación lo que vamos a hacer es definir el saldo de qué cliente se ha acordado netear con qué proveedor, la cuenta contable para registrar la contrapartida del saldo en la contabilidad (si es necesario por estructura contable acompañada de las dimensiones, se puede ingresar un valor de manera predefinida) y el período durante el cual entran en vigencia las transacciones.

Aquí es importante tener en cuenta que para el período de fechas debe ser a mes completo.

Dentro del mismo acuerdo no se puede seleccionar el mismo cliente o proveedor, por lo que si es necesario extender el plazo se puede editar el acuerdo o bien, crear uno nuevo. Sí se pueden incorporar mas clientes y proveedores dentro del mismo acuerdo .

En mi ejemplo, he creado un acuerdo con un proveedor/cliente para todo el año 2023.

Una vez que está todo completo, debemos activar el acuerdo para poder utilizarlo. Así el estado cambia a ‘Activo’. Y de la misma manera, si es necesario editarlo, debemos primero desactivar el acuerdo.

🌱COMPENSACIÓN DE CLIENTE Y PROVEEDOR: MANUAL

Módulo de Clientes o Proveedores >> Pagos >> Compensación >> Compensación de saldos de cliente y proveedor

Si accedemos a ‘Compensación de saldos de cliente y proveedor’ vamos a visualizar la información del acuerdo de compensación (nombre y las fechas desde/hasta), el saldo total del cliente y el saldo total del proveedor (en negativo):

Para comprobarlo, desde el link en la cuenta de cliente y del proveedor podemos acceder a su ficha para ver sus transacciones abiertas.

El saldo de clientes se compone por las transacciones abiertas de tipo facturas, provenientes tanto desde los módulos de clientes y de proyectos, cuya fecha de vencimiento se encuentra entre las fechas del acuerdo.

El saldo de proveedores se compone de la misma manera por transacciones abiertas de tipo factura de proveedores cuya fecha de vencimiento se encuentra entre las fechas del acuerdo.

Pero igual veamos…

¿Abonos?

En el grid de compensación se incluyen los abonos como una transacción abierta para compensar, pero no se pueden registrar dentro de una misma compensación facturas y abonos para un mismo cliente o proveedor. Para poder liquidarlo se debe compensar contra otro abono. De todos modos, tengamos en cuenta que el correcto procedimiento es liquidar el abono contra su correspondiente factura.

¿Anticipos?

Si los anticipos se registran desde diarios no se incluyen en el grid (porque es una transacción de tipo pago). Los anticipos se incluyen si se generan facturas de anticipo (factura de pago por adelantado) desde un pedido. Si estas facturas de anticipos se incluyen dentro de la compensación, al momento de registrarla se realiza adicionalmente el cambio contable.

¿Confirming y letras?

No, no se incluyen estas transacciones abiertas porque son de tipo pago.

¿Multicompañía?

No, aunque un mismo registro con el mismo PartyID sea de tipo cliente y proveedor en mas de una compañía, el saldo es por entidad legal.

¿Multidivisa?

Si tenemos transacciones en divisa extranjera vamos a visualizar la información en otra línea, las compensaciones son por separado:

🌱 REGISTRAR LA COMPENSACIÓN

Sobre el panel de acción tenemos el ícono de ‘Crear compensación‘.

Desde el formulario podemos identificar:

Un apartado con la información del acuerdo de compensación, desde aquí podemos seleccionar la fecha del registro contable de la compensación y si queremos imprimir automáticamente el informe con el saldo de compensación:

Luego, el detalle con las transacciones que componen el saldo del cliente y del proveedor.

Para incluir una transacción debemos seleccionar el registro y luego hacer click en la opción ‘Marcar elementos seleccionados’. Es necesario marcar todas las transacciones que se deben incluir en el asiento de compensación.

A medida que marcamos las transacciones se sumariza el importe de la compensación.

💡 TIP: Tenemos disponibles todas las funcionalidades de los grid, y el comportamiento para marcar/desmarcar transacciones es el mismo que el formulario de liquidaciones de transacciones.

Y sobre el margen inferior el detalle de los importes que detallan los saldos antes y después de la compensación que se registrará.

Veamos un ejemplo:

🌱 REVERTIR LA COMPENSACIÓN

Si es necesario revertir el apunte de la compensación, desde el formulario de Compensación de cliente proveedor tenemos la opción ‘Compensación invertida’. Podemos seleccionar la misma fecha para el apunte contable, o bien, ingresar una fecha de contabilización manualmente:

Una vez registrado, desde el formulario de ‘Historial de compensación’ vemos que el estado de este apunte cambia a ‘Invertido‘, y volvemos a tener las transacciones disponibles (y el saldo) para compensar.

Por lo tanto, desde el cliente/proveedor las facturas vuelven a estar abiertas, y la compensación se cancela contra un asiento de compensación con el saldo contrario (contablemente tiene el mismo efecto, se cancelan ambos saldos):

NOTA: estas transacciones no se marcan como revertidas desde la contabilidad. De todos modos, no se permite su inversión.

Veamos todas las consultas que tenemos disponible para ver el impacto en la gestión y en la contabilidad de este procedimiento:

🌱 HISTORIAL DE COMPENSACIÓN

Una vez registrada la compensación (si volvemos al formulario de Compensación) podemos acceder a ‘Historial de compensación’.

Desde este formulario podemos ver el importe total de las facturas (del cliente y del proveedor) que se han incluido en el asiento (aquí tenemos la información del número de lote de diario).

Si seleccionamos ‘Abrir detalles’ accedemos a las transacciones que componen el importe total y que hemos marcado en el paso anterior.

🌱CONTABILIDAD

El saldo calculado en la compensación se registra en dos apuntes contables diferentes, uno para el cliente (con la cuenta de cliente y su cuenta de balance para el saldo según el perfil de contabilización) y otro para el proveedor con la cuenta del proveedor:

Es fácil ver cómo se compensa el saldo en los dos apuntes contables desde las liquidaciones de contabilidad configurando la cuenta puente:

🌱 SALDO DE CLIENTE Y PROVEEDOR

Desde la consulta de Transacciones desde el cliente o desde el proveedor podemos ver las facturas liquidadas contra la transacción de tipo ‘Compensación’.

Si quedase un pendiente en el total de transacciones es fácil identificar que se ha liquidado parcialmente y queda saldo por cobrar o pagar:

🌱 AVISO DE COMPENSACIÓN

Desde ‘Imprimir aviso de compensación’ podemos imprimir el informe con el detalle de las transacciones incluidas y el saldo pendiente:

👉 Como siempre, les dejo el Doc de Microsoft con la funcionalidad: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/cash-bank-management/net-customer-and-vendor-balances

Para finalizar, echo un poquito de menos poder ejecutar un proceso periódico que liquide todas las transacciones automáticamente, pero seguramente lo que tenemos disponible con esta nueva característica ayude un montonazo a no tener que realizar el proceso todos los meses de manera manual.

Espero que la implanten!