En este artículo, les cuento cómo las herramientas disponibles en la Power Platform, Invoice Capture e AI Builder, se combinan para automatizar el procesamiento de facturas de proveedores que se registrarán en Dynamics 365 for Finance, para ayudar a reducir el trabajo manual de nuestros compis de Proveedores.
Para los que ya me conocen saben que siempre empiezo los blogs de la misma manera… por el origen del universo!
Asique primero vamos a ver super rapidísimo qué es cada una de estas funcionalidades:
🌱 INVOICE CAPTURE:
Es una solución estándar de Microsoft en Power Platform (en continua evolución) e integrada con D365F que automatiza el reconocimiento de datos y procesamiento de las facturas de proveedores.
Para extraer automáticamente los datos de los documentos y completar la información que se enviará a Dynamics, utiliza tecnologías de reconocimiento de datos (OCR) y aprendizaje automático (algoritmos ML), funcionalidades de AI Builder y también disponemos de configuraciones de reglas de coincidencia (por ejemplo de artículos, entidades legales y proveedores) que se pueden utilizar de manera opcional.
Si hay algo que me gusta muchísimo (pero muchísimo) de Invoice Capture, es que con la opción habilitada de ‘Continuous learning’ este modelo aprende con sólo editar y enviar a D3FO tan sólo 1 (una) única factura. Esto ayuda a reducir la cantidad de datos que hay que completar o modificar manualmente desde la aplicación, y permite automatizar mucho más el procesamiento de las facturas (basándose en el mapeo de la última factura transferida).
En el landscape vamos a ver cómo las diferentes aplicaciones de la familia Microsoft se integran para el funcionamiento de este proceso: power apps, power automate, dataverse, ia builder y dynamics 365 for finance.
👉🏻Para más info les dejo el Doc de MS: https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview
🌱AI BUILDER:
Es una herramienta de Power Platform que permite a los usuarios crear o incorporar fácilmente capacidades de inteligencia artificial (IA) para obtener y procesar información.
La clave está en que no se necesita ser programador o un experto para poder construir estos modelos, ya que se encuentran disponibles varios tipos que se adaptan (o fueron creados en base a) diferentes modelos empresariales.
Al ser una funcionalidad disponible dentro de la familia Microsoft, para las automatizaciones de procesos y poder obtener información de los documentos o archivos (o bien procesar los datos) se conecta con Power Apps y Power Automate.
Para el reconocimiento de datos desde AI Builder se encuentran disponibles dos opciones de modelo con las que trabajar:
- Uno prediseñado, que está listo para usar
- Uno personalizado, que se ajusta a las necesidades de cada compañía
El modelo de procesamiento de facturas prediseñado está optimizado para reconocer elementos de facturas comunes como el id. de factura, la fecha de factura, el importe y más… El modelo Facturas en AI Builder le permite aumentar el comportamiento predeterminado creando un modelo de Facturas personalizado (basado en el prediseñado).
👉🏻Para mas info les dejo el doc de MS: https://learn.microsoft.com/es-es/ai-builder/overview
Ahora que ya sabemos cada cosilla por separado..
🌱 ¿Cómo trabajan conjuntamente IA Builder e Invoice Capture?
Desde Invoice Capture el reconocimiento de los datos se realiza basándose en un modelo prediseñado que luego podemos ir entrenando (siempre que se encuentre habilitada la opción de continuous learning).
Para ello, tenemos dos opciones:
🌱 1. Key Value Pairs KVPs
Si accedemos a las preferencias del sistema podemos chequear que en la configuración de IA Builder Model se encuentra asociado el modelo ‘Invoice Processing Model’:
Esto significa que estamos trabajando con la funcionalidad prediseñada de reconocimiento de datos y elementos de facturas de proveedores (como por ejemplo el número de factura, la fecha, los datos del proveedor, y la tabla con la información de los artículos).
En caso que algún campo no se complete porque el OCR no ha detectado la información, desde esta opción podemos realizar el mapeo directamente desde la imagen, desplegando el listado con los campos disponibles:
🌱 2. Crear modelo personalizado en IA BUILDER
Basándonos en el modelo predefinido de IA Builder, podemos crear un modelo personalizado para reducir aun mas las interacciones manuales de los usuarios para el reconocimiento de datos. Esta funcionalidad nos otorga mayor precisión para mapear los datos desde los documentos.
Super importante antes de continuar con IA Builder:
- Lo que tenemos que tener en cuenta es que seleccionando esta opción no tendremos disponible la funcionalidad de KVPs que hemos visto recién desde Invoice Capture.
- Cada vez que cambiemos el modelo desde Invoice Capture, el modelo predefinido “se desentrena” y debemos volver a comenzar.
Ahora si,
Primero tenemos que ingresar a https://make.powerapps.com/
Desde los modelos de IA vamos a seleccionar la opción ‘Extraer información de facturas’:
Luego seleccionamos la opción ‘Crear modelo personalizado’.
De ahora en mas es un wizard con acciones que hay que ir completando, y les recomiendo 100% que revisen los docs de Microsoft que les comparto a continuación que son espectaculares cómo describen los pasos que hay que seguir.
Vamos a ir viendo solamente los tips mas importantes y algunas cosillas a tener en cuenta:
En Agregar colecciones de documentos:
• Tener en cuenta que la cantidad mínima son 5 documentos, pero cuantas más facturas tengamos y utilicemos para entrenar el mismo modelo mejor.
• Lo importante es que las facturas se pueden agrupar por modelos, entonces si tenemos varios proveedores que envían sus facturas con el mismo modelo de información y los datos se encuentran disponibles en el mismo sitio, los podemos agrupar en una misma colección.
• Si tenemos un proveedor que nos envía diferentes modelos de facturas, debemos crear diferentes colecciones de documentos si la posición del campo que necesitamos mapear cambia.
• Al momento de mapear los campos tenemos que considerar que como es el mismo modelo de datos, tenemos que mapear los mismos campos, no se puede entrenar el modelo si en alguna de las facturas nos falta algún campo que seleccionamos para personalizar.
• El campo ‘Purchase order number’ (número de PO) o todos los que no se encuentren disponibles, se deben habilitar primero para poder seleccionar el dato:
Una vez que hemos finalizado el mapeo de los campitos de las facturas, debemos entrenar el modelo y publicarlo. Luego, lo asociamos en Invoice Capture.
Veamos un ejemplo 😊 :
👉🏻Les dejo el Doc de Ms para ver un poquito mas: https://learn.microsoft.com/es-es/ai-builder/tag-form-processing-model
👉🏻 Y por aquí el link a la ruta de aprendizaje: https://learn.microsoft.com/es-es/training/modules/get-started-with-form-processing/
🌱 Por último, me parece re importante comentar las especificaciones para los documentos:
- El formato de la imagen debe ser JPEG, PNG o PDF.
- El tamaño del archivo no debe superar los 20 MB.
- Las dimensiones de la imagen deben estar entre 50 x 50 y 10000 x 10000 píxeles.
- Las dimensiones del PDF deben ser como máximo de 17 x 17 pulgadas, que es el equivalente a los tamaños de papel Legal o A3 o más pequeños.
- En los documentos PDF, solo se procesan las primeras 2000 páginas.
Espero que les sirva de ayuda 😉