Cuentas puentes, cuentas analíticas, bolsas de gatos o repositorios de sobras… las cuentas puentes son un mal necesario en el registro contable de algunas transacciones.
Por suerte, tenemos una nueva característica que adiciona funcionalidades en el formulario de Liquidación avanzada de contabilidad que nos puede ayudar a conciliar la cuenta para tener nuestra contabilidad controlada.
Si bien disponemos de la funcionalidad de la liquidación avanzada de contabilidad desde hace unas varias versiones, con las últimas actualizaciones de las características se han adicionado funcionalidades que nos permiten hacer un mayor uso de la herramienta.
Primero, vamos a habilitar la característica ‘Liquidación de contabilidad avanzada: cambios de liquidación e inversión de liquidación’:
Voy a utilizar como ejemplo un circuito de registro de gastos pagados con tarjeta de crédito:
- Gasto contra proveedor (con condición de pago en efectivo con la cuente puente)
- Cancelación automática de la deuda del proveedor con la cuenta puente
- Liquidación de la deuda del banco con la cuenta puente
Vamos a empezar configurando y revisando el formulario, y sobre el final del artículo les dejo un apartado con el registro de las transacciones, y su posterior impacto contable y de gestión en caso que quieran revisar conceptualmente la funcionalidad.
Para habilitar la funcionalidad avanzada, tenemos que acceder a los parámetros de contabilidad, siguiendo la ruta:
Módulo de Contabilidad general >> Configuración de contabilidad >> Parámetros de Contabilidad general
Y desde el apartado de Liquidaciones de contabilidad es necesario configurar:
- Habilitar liquidaciones de contabilidad: nos permite habilitar el formulario de liquidaciones de contabilidad (básico)
- Liquidación de contabilidad avanzada: necesitamos habilitar el check para poder utilizar la funcionalidad avanzada
- Planes de cuentas: desde el desplegable, seleccionar el plan de cuentas de la compañía
- Cuentas contables: haciendo click en el botón ‘Nuevo’, podemos seleccionar desde el desplegable las cuentas contables que requerimos visualizar desde el formulario. En este caso sólo vamos a ingresar nuestra cuenta puente:
El formulario de Liquidaciones de contabilidad se encuentra disponible siguiendo la ruta:
Módulo de Contabilidad general >> Periódico >> Liquidaciones de contabilidad
Vamos a las funcionalidades
MOSTRAR TRANSACCIONES
Sobre el margen superior del apartado podemos identificar los campos de filtros de fecha (desde/hasta e intervalo), la capa de registro, y si queremos visualizar las columnas de las dimensiones financieras mediante un Conjunto de dimensiones en especial.
Una vez que completamos los campos, hacer click en la opción ‘Mostrar transacciones’ para visualizar los registros que cumplen las especificaciones que seleccionamos.
Según nuestro ejemplo, vamos a identificar las transacciones de tipo ‘Proveedor’ que provienen del registro contable de las cancelaciones automáticas, y las transacciones de tipo ‘Diario general’ que provienen de los pagos de la tarjeta del banco.
En el grid, podemos identificar los registros contables de la cuenta puente con el detalle de las transacciones, y su ‘Estado’ (liquidado/no liquidado):
SELECCIONAR TRANSACCIONES
A medida que seleccionamos las transacciones, podemos identificar que se realiza el cálculo del saldo en el campo ‘Seleccionado’.
Esto es muy útil para poder ir controlando cuándo podemos marcar y liquidar los registros:
MARCAR TRANSACCIONES
Para marcar las transacciones, hacer click en la opción ‘Marcar elementos seleccionados’ disponible sobre el grid.
Vamos a identificar un check de verificación en la columna ‘Marcado’ y el saldo en el campo ‘Marcado’:
Si queremos desmarcar una transacción, tenemos disponible la opción ‘Desmarcar artículos seleccionados’ sobre el grid.
LIQUIDAR Y REVERTIR LIQUIDACIÓN DE TRANSACCIONES
Para liquidar una transacción, una vez que tenemos marcadas las transacciones, debemos seleccionar la opción ‘Liquidar transacciones marcadas’ disponible sobre el panel de acción. Ingresar la fecha de liquidación y aceptar.
Luego, podemos identificar que el estado de las transacciones ha cambiado a ‘Liquidado’:
Es importante destacar que si las transacciones marcadas no saldan, no se puede liquidar. Vamos a identificar un infolog con el mensaje de error:
Y como una de las mejoras que mas me gustaron de esta versión, tenemos disponible la opción de desliquidar las transacciones desde el mismo formulario.
Para ello, tenemos que seguir el mismo procedimiento, marcar las transacciones que necesitamos desliquidar y hacer click en la opción ‘Revertir transacciones marcadas’ disponible sobre el panel de acción:
FILTROS
Además de las opciones de filtros comunes a todos los formularios de tipo consultas, como opciones de visualización de los registros disponemos de los campos:
- Marcado: nos permite visualizar todas las transacciones, sólo las marcadas o sólo las transacciones sin marcar
- Estado: podemos identificar todas las transacciones, sólo las liquidadas o sólo las no liquidadas
- Ordenar por importe absoluto: nos ordena las transacciones según el importe de manera ascendente o descendente, o ninguno
ADICIONAR CUENTAS PRINCIPALES
En el caso que necesitemos adicionar mas cuentas, no es necesario volver a los parámetros del módulo.
Sobre el panel de acción se encuentra disponible la opción ‘Cuentas de liquidación de contabilidad’.
No sólo podemos ingresar las cuentas principales manualmente, sino que también tenemos disponible una plantilla Excel con el Add in para hacerla masivamente:
Y esto ha sido todo… ¿Y ustedes cómo controlan las cuentas puentes?
👉🏻CASO PRÁCTICO: REGISTRO DE TRANSACCIONES CON CUENTA PUENTE
Entonces, partimos de la base que en D3FO tenemos…
NOTA: Configuración de condición de pago con pago en efectivo y la cuenta puente:
Transacciones:
- Registro de gasto con el proveedor:
Asiento contable:
Nos genera la transacción de liquidación automáticamente, con el asiento contable de la disminución de la deuda del proveedor contra la cuenta puente:
Desde las transacciones del proveedor ya se encuentra saldado:
- Pago de la liquidación de la tarjeta, es el banco contra la cuenta puente:
Asiento contable:
