Las aplicaciones low code de Power Automate además de permitirnos jugar a ser desarrolladores, nos facilitan la creación de eventos de manera automática.
En este artículo, me voy por un rato de D3FO para mostrarles cómo configurar mediante una plantilla predefinida, la creación de tareas en un Planner desde un mensaje de Teams, para ayudarnos a gestionar equipos o proyectos.
Antes que nada, me gustaría hacer una pequeña aclaración de qué es (o bien, qué entiendo yo) del término low code. Podría decirse que es una forma de desarrollo con ‘poco código’ o ‘poca programación’ manual. Para reemplazarlo, el enfoque low code se basa en una interfaz gráfica de usuario y utiliza elementos predefinidos.
Este flujo en particular me ha encantado no sólo porque me ha resultado muy fácil de configurar (teniendo en cuenta que me cuesta muchísimo entender de conceptos de código y programación), sino también porque me resulta super útil para organizar y gestionar las tareas de los proyectos o equipos.
Primero les comento, para el ejemplo que he utilizado para explicarlo tengo creado un equipo en Teams conmigo sola (ya dije que era media friki no?) desde donde me he adicionado una pestaña con la app ‘Tasks de Planner y To Do’:
Y unos depósitos desde donde voy adicionando las tareas y asignando sus especificaciones:
Ahora si, vamos a Power Automate. Para eso yo simplemente adiciono la app desde el teams.
Para crear un nuevo flujo basado en una plantilla, seleccionamos la opción ‘Crear’:
Y desde el listado de plantillas, selecciono la opción ‘Crear una tarea a partir de un mensaje’:
En el diseño del flujo vamos a ver los 3 pasos que se realizan en el evento:
- Desde Teams, para un mensaje seleccionado
- En el Planner, se crea una nueva tarea
- Y luego en Teams, se publica una tarjeta de aviso al usuario
Empezamos con el punto 1, simplemente para comentar que es posible editar la tarjeta que posteriormente vamos a ver desde el mensaje de Teams cuando seleccionemos el flujo.
En mi caso lo dejo según lo predefinido así pasamos al próximo punto:
Ahora si, en el punto 2, vamos a configurar la task:
- Id. de grupo y Id del plan: seleccionamos el equipo y el planner donde se van a estar creando automáticamente las tareas.
- Título: podemos dejar el campo vacío en función de completarlo manualmente. O bien, agregar una condición para que el valor se complete automáticamente.
Para ello tenemos dos opciones: seleccionar el contenido dinámico o una expresión.
Como quiero que el título de la tarea sea el mensaje que me enviaron, voy a seleccionar la opción disponible ‘Contenido del mensaje’.
- Fecha y hora de inicio: me gusta que la tarea tenga como fecha de inicio el día que se origina la task. Por lo tanto, desde el desplegable del campo voy a acceder a las expresiones.
Desde las diferentes opciones que nos ofrece para la fecha, voy a seleccionar la propiedad utcNow:
- Fecha y hora de vencimiento: desde las condiciones voy a seleccionar la opción taskDueDate en función que en la tarea se complete con la fecha de vencimiento que completemos en la tarjeta del punto 1.
- Id. De los usuarios asignados: para asignar los usuarios, voy a seleccionar la condición que me permite que se complete con el usuario que da inicio a la actividad (o tarea). Para ello, selecciono la opción ‘Id. Del usuario de origen’.
Y por el momento nada más. Con todas estas configuraciones, la actividad nos queda así:
El punto 3 nos permite modificar el aviso que nos llega por Teams que nos han creado una actividad. Pero como para modificar esta opción por el momento necesito de un amigo programador, voy a dejarlo tal cual viene por defecto en la plantilla.
Una vez que tenemos todo listo, guardamos y sólo nos queda probarlo.
Desde nuestros chats nos posicionamos sobre el mensaje del que queremos crear la tarea, hacemos click en los tres puntitos, y seleccionamos nuestro flujo ‘Crear una tarea a partir de un mensaje’:
Vamos a ver la tarjeta que se diseña en el punto 1. El título lo voy a dejar vacío y voy a seleccionar la fecha de vencimiento desde el desplegable del campo:
Luego de aceptar, recibimos la notificación (que se diseña en el punto 3) con el detalle de la actividad:
Vamos a verla desde el Planner:
Tenemos el título que se ha completado con el asunto del mensaje, el usuario asignado según quién ha iniciado la actividad, la fecha de inicio del día que se ha creado la task y la fecha de entrega según la fecha de vencimiento seleccionada desde la tarjeta:
Y desde aquí ya es todo configurable manualmente desde la task as usual 😋
Espero que les haya gustado este post y que se animen a probar las aplicaciones low code porque realmente me parecen una pasada.