Si hay una funcionalidad que aprendí lo útil que puede ser son las descripciones de los asientos contables.
Por ejemplo, con las descripciones automáticas y las descripciones de los diarios podemos agilizar el proceso y predefinir comportamientos de estructuras y valores.
De esta manera, podemos adicionar un montón de información en informes y consultas que por estándar no vienen en los campos.
En la versión .29 se ha adicionado una funcionalidad que me ha parecido muy interesante para los casos que se necesite editar esta información.
Por ejemplo, si hemos omitido algún tipo de transacción en las descripciones automáticas, asientos de liquidación que se registran automáticamente en el sistema y tenemos que ir a buscar siempre el origen o contra qué transacciones están liquidadas, o si por algún motivo necesitamos obviar algún carácter particular.
Todo este procedimiento debe ser y es manual, pero muy práctico de utilizar.
Empezamos como siempre, habilitando la característica:
Permitir ediciones en datos internos para asientos de contabilidad general
Lo primero, vamos a buscar un ejemplo de una transacción. En mi entorno de pruebas tengo un ejemplo de asiento de liquidación automático con un traspaso de saldo por diferencias entre dimensiones financieras que no tiene completa la descripción desde la transacción:
Podemos ver el asiento relacionado que ha originado la diferencia desde ‘Asientos relacionados’ sobre el panel de acción:
Desde el formulario de ‘Transacciones de asiento’ tenemos dos formas de editar la Descripción:
🌱 Manual desde la línea
Seleccionamos la opción ‘Editar asiento >> Editar datos de asientos internos’ situado sobre el panel de acción:
Desde el formulario ‘Editar datos de asientos internos’ podemos identificar que tenemos la información del asiento contable, el campo que nos dice la descripción actual (en mi caso, vacía) y el campo ‘Nueva descripción’ donde vamos a completar con la información que se necesite que se visualice en el asiento contable.
Sobre el final podemos identificar un campo donde ingresar el motivo para la edición:
Una vez que salimos del formulario vamos a ver que se ha completado el campo con la nueva descripción:
🌱 De manera masiva seleccionando varias líneas:
Por ejemplo, seleccionando todas las líneas del asiento:
Desde el formulario se debe seleccionar nuevamente todas las líneas que queremos editar:
Y seleccionamos la opción ‘Actualizar en masa los registros seleccionados’:
Luego de aceptar tenemos las dos líneas con la nueva descripción:
🌱 Como todo apunte contable, si necesitamos la información de auditoría, podemos tener la traza de todas las modificaciones que se han realizado en las descripciones para cada línea.
Para ello, seleccionamos la opción ‘Editar asiento >> Traza de auditoría de ediciones de asientos’:
Y podemos acceder al formulario que nos muestra la información del horario, usuario y los motivos que se han ingresado al momento de realizar la modificación:
El formulario de ‘Traza de auditoría de ediciones de asientos’ también se encuentra disponible desde el módulo, siguiendo la ruta:
Contabilidad general >> Tareas periódicas >> Traza de auditoría de ediciones de asientos
Primero accedemos a los filtros avanzados si necesitamos filtrar por una determinada información:
Y tenemos la traza de auditoría de todas las ediciones de asientos que se han realizado en la compañía:
🌱 Roles de seguridad:
Y lo más importante, sólo quienes tengan los roles de Administrador contable y/o Supervisor contable pueden utilizar esta funcionalidad:
👉🏻Como siempre, les dejo el doc de MS: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/general-ledger/allow-edits-internal-data-gl-vouchers
Y nos vemos en la próxima! 😉