¿Y si las tareas recurrentes se ejecutaran mientras nosotros hacemos otra cosa?
Con Copilot Cowork podemos programar tareas para que se ejecuten automáticamente, desde preparar un briefing diario hasta hacer el seguimiento de cobranzas. Solo tenemos que definir qué necesitamos y cuándo queremos que ocurra.
Veamos cómo configurar estas automatizaciones y qué podemos hacer con ellas a través de ejemplos prácticos.
Copilot Cowork nos permite que las tareas recurrentes se ejecuten solas. Programarlas es muy sencillo y tenemos dos caminos para hacerlo.
🌱 Dos formas de crear una tarea programada
🌿 Indicando el requerimiento en un prompt. Le contamos a Cowork, con nuestras propias palabras, qué necesitamos y cuándo queremos que se ejecute. Cowork confirma la programación y nos pide aprobación antes de activarla. Es la opción más directa si ya tenemos clara la idea.
🌿 Creándola manualmente desde el apartado Automatizaciones. Entramos en Automatizaciones y seleccionamos Agregar > Crear con Cowork. Es ideal para cuando queremos ir definiendo la programación paso a paso.
🌱 Todo en un solo lugar
Desde el apartado Automatizaciones podemos revisar y gestionar todas nuestras programaciones. Desde ahí podemos editar, pausar o cancelar una tarea programada en cualquier momento. Así tenemos una vista completa de lo que se ejecuta de forma automática y podemos ajustarlo cuando lo necesitemos.
💡Un tip: siempre revisen que la zona horaria de ejecución sea la misma que necesitan:
🌱Una sola vez o de forma recurrente
Una tarea programada puede ejecutarse en un momento concreto o repetirse con la frecuencia que elijamos, por ejemplo un briefing diario o un informe semanal.
Ejemplo 1: 🧘♀️ Cobranzas bajo control, incluso cuando estamos en yoga
Somos responsables del área de Cobranzas y tenemos un cliente, Forest Wholesales, que atraviesa una situación financiera complicada y acumula numerosas facturas vencidas. Necesitamos hacer un seguimiento riguroso de la deuda, contactar al responsable de pagos y, si la situación lo requiere, evaluar un posible escalamiento al departamento legal.
Pero también tenemos una clase de yoga a las 21:00 y no queremos pasarla mirando el móvil para comprobar si el cliente pagó o si hay que reclamarle otra vez.
Con Cowork y el conector de Dynamics 365 Finance & Operations, podemos configurar una tarea para que se ejecute automáticamente en el horario indicado, consulte la información financiera del cliente, identifique las facturas vencidas y prepare las comunicaciones necesarias según las reglas que definamos.
Así, mientras nosotros desconectamos un rato, Cowork puede encargarse del seguimiento operativo. Eso sí: los correos se envían únicamente después de nuestra aprobación, y cualquier posible escalamiento legal requiere una revisión previa.
Prompt:
Realiza el siguiente proceso de cobranzas para el cliente Forest Wholesales en usmf hoy a las 9 pm:
- Consulta en Dynamics 365 Finance & Operations el saldo del cliente e identifica las facturas vencidas, no incluyas diarios generales.
- Si no existe deuda vencida, finaliza la tarea sin enviar ninguna comunicación.
- Si existe deuda vencida, identifica el contacto de cobranzas del cliente y prepara un correo profesional reclamando el pago, detallando las facturas vencidas, importe pendiente y fecha de vencimiento.
- Solicita confirmación de pago o una fecha comprometida de pago.
- Antes de enviar el correo, muéstrame destinatario, asunto y contenido para mi aprobación.
- Si corresponde escalar por falta de pago según la política de la empresa, no inicies acciones legales automáticamente. Prepara una recomendación de escalamiento y solicita mi aprobación antes de cualquier comunicación o acción relacionada con medidas legales al departamento legal y el equipo interno.
- Finaliza mostrando un resumen de la información encontrada y de las acciones realizadas.
No inventes datos que no estén disponibles en Finance & Operations o Microsoft 365. Cualquier duda contáctame.
Nos vemos con el próximo!!