Etiquetas Financieras: El Handbook
¿Qué son las etiquetas financieras?
Primero empecemos por el inicio…
Con las etiquetas financieras adicionamos información a la contabilidad. El objetivo es poder analizar la información contable con bastante detalle, sin tener que crear muchas cuentas principales para el mismo tipo.
Nos permiten consultar las transacciones directamente en la contabilidad para poder entender el origen de cada registro, sin necesidad de revisarlas una por una.
Por ejemplo, las podemos utilizar para informar números de tickets o documentos (ya sean de listas del sistema o de texto libre), maestros derivados como empleados o clientes prospectos, pedidos de compra o de venta. También podemos personalizar listas: por ejemplo, aún recuerdo que había que informar la jurisdicción fiscal en algunas transacciones para reportarlas ante el fisco cuando implantaba por Latam, o podemos tener regiones (diferentes al país) para los datos de facturación.
¿Les suena conocido no? ¿Qué son las dimensiones financieras?
Las dimensiones financieras las utilizamos para adicionar información a la contabilidad y clasificar la información contable. De la misma manera, podemos reducir la cantidad de cuentas principales para el mismo tipo de naturaleza de la operación.
Y como punto super importante que siempre tenemos que recordar: las utilizamos (mejor dicho, debemos utilizar) en las jerarquías organizativas y los workflows de aprobación.
Tenemos diferentes tipos de dimensiones financieras: las personalizadas y las basadas en entidades, tanto desde formularios principales como desde unidades operativas.
Las podemos utilizar, por ejemplo, para ingresar qué tipo de coste originó un gasto o de qué línea de negocio generó un ingreso, junto a la información del cliente y proveedor. También podemos reflejar particularidades de cada negocio; por ejemplo, en una librería, de qué edición es el libro que estamos comprando o vendiendo.
Y con las jerarquías organizativas, para definir la estructura de una organización según sus unidades operativas.
Entonces… ¿cuál es la diferencia?
| Diferencias | ||
|---|---|---|
| Aspecto | Dimensiones financieras | Etiquetas financieras |
| Cantidad máxima | Por el momento ilimitadas. Máximo de 11 segmentos por estructura contable. Para más dimensiones por transacción se incluyen en las reglas avanzadas. | Hasta 20 por entidad jurídica. |
| Activación | Deben activarse e incluirse en una estructura contable (o mediante reglas avanzadas) antes de utilizarse. El sistema debe estar en modo mantenimiento. | Se activan desde D365FnO directamente. No forman parte de ninguna estructura contable. |
| Orden de asignación | Desde diarios según el orden asignado en las estructuras contables, en pedidos de compra/venta y formularios principales por orden alfabético. | Por orden de creación. |
| Validación | Los valores se validan contra la estructura contable al registrar: obligatoriedad, combinaciones válidas. | Sin validación. Se puede ingresar cualquier valor libre, incluso si la etiqueta es de tipo Lista o Lista personalizada. No se puede hacer obligatoria. |
| Valores por defecto | Se trasladan desde datos maestros o formularios principales (clientes, proveedores, productos, proyectos) y del encabezado a las líneas. | No se propagan desde datos maestros. Solo del encabezado a las líneas. |
| Trial balance / saldos | Se incluyen en conjuntos de dimensiones para calcular totales y generar balances de comprobación por dimensión. | No se incluyen en conjuntos de dimensiones. No se puede generar trial balance por etiqueta. |
| Edición post-registro | No se pueden editar en transacciones ya registradas. Cualquier cambio afectaría directamente los reportes financieros y a la auditoría contable. | Se pueden agregar, editar o eliminar después del registro con ‘Editar datos de asientos internos’. Se mantiene un rastro de auditoría. |
| Eliminar | No se pueden eliminar si están referenciadas en alguna transacción o entidad. | Tampoco se pueden eliminar, pero sí desactivar. Los valores históricos se mantienen en la BD aunque dejen de ser visibles. |
| Scope | Se configuran globalmente y se asignan a cada entidad jurídica a través de las estructuras contables. | Se configuran a nivel de entidad jurídica. Se pueden compartir con la compartición de tablas. |
| Jerarquías y workflows | Se utilizan especialmente las unidades operativas. | No se pueden utilizar. La funcionalidad no está habilitada. |
| Almacenamiento e impacto en rendimiento | Cada combinación única de cuenta + dimensiones genera un nuevo registro. Las tablas son globales y compartidas entre todas las entidades jurídicas. El crecimiento es combinatorio. | Los valores se guardan como columnas planas directamente en el asiento contable. El crecimiento en la BD es lineal, no combinatorio. |
Configuraciones — así empezamos con la fiesta 😉
Primero, para tener disponibles las etiquetas financieras en todas las transacciones, tenemos que ir habilitándolas dependiendo de la versión del sistema, el resto se habilitará por defecto.
- Agregar compatibilidad con etiquetas financieras a la entidad de factura de servicios en administración de datos
- Habilitar etiquetas financieras para el Explorador de origen de contabilidad
- Habilitar etiquetas financieras para facturación de pedidos de compra
- Habilitar etiquetas financieras para facturación de pedidos de ventas
- Habilitar las etiquetas financieras para transacciones financieras de proyectos
- Reglas predeterminadas de etiquetas financieras
Módulo de Contabilidad General > Parámetros de contabilidad general > Etiquetas financieras
También vamos a necesitar definir un delimitador que separe los valores de las etiquetas financieras.
Además, el delimitador es compartido en todas las compañías, no podemos tener delimitadores diferentes por compañía. Así que super importante considerar todas las entidades legales que integran la organización y cómo presentan su información ante las autoridades, para evitar conflictos en los informes electrónicos y reportes.
Tipos de etiquetas financieras
Los tipos de valor definen qué puede ingresar el usuario en una etiqueta al momento de registrar una transacción. Son cinco en total:
Campo de texto completamente libre. Podemos escribir lo que necesitemos, sin ninguna restricción. Con un máximo de 100 (cien) caracteres.
Los valores se crean automáticamente de una entidad existente en el sistema (trabajadores, proveedores, proyectos, activos fijos, etc.). Podemos elegir de esa lista o escribir manualmente un valor distinto. Si bien los valores se completan desde el listado, los podemos editar.
El origen es igual que los valores del tipo Lista, pero con validación: el sistema solo acepta valores que existen en la entidad del sistema. No se pueden editar los valores o ingresar valores que no estén creados previamente desde las entidades.
Los valores a completar en las transacciones son personalizados, se deben crear manualmente para seleccionarlos luego. El usuario puede elegir de esa lista, adicionar más información o igualmente escribir algo distinto.
Igual que Lista personalizada, pero con validación: solo se aceptan valores de la lista que se ha definido. No permite ingresar valores o datos que no sean los del listado.
Crear etiquetas financieras
Hacemos click en la opción ‘Nuevo’ y completamos la información:
Por ejemplo:
Seleccionando el tipo ‘Lista personalizada’ vamos a ver que se habilita la opción ‘Valores de etiquetas’ sobre el panel de acción:
Y desde aquí vamos a crear todos los valores de nuestra lista personalizada que necesitemos. Es un formulario de tipo grid, por lo tanto podemos crear los valores manualmente, copiar y pegar, o bien subir los valores con el complemento Add-In de Excel:
Activar o desactivar las etiquetas
Para poder utilizar las etiquetas financieras, primero vamos a necesitar activarlas. Para ello, tenemos que seleccionar la opción ‘Activar o desactivar etiquetas’ desde el panel de acción.
Desde el formulario Activar o desactivar etiquetas financieras, marcamos las etiquetas que queremos habilitar desde el apartado de etiquetas inactivas y usando la flecha hacia la derecha las pasamos al apartado de etiquetas activas.
Una vez que finaliza el proceso por lote, vamos a ver que el casillero ‘Activo’ que se encontraba deshabilitado ya contiene el check:
Para desactivar las etiquetas, hacemos el mismo procedimiento, pero al contrario: seleccionamos las etiquetas activas que queremos desactivar, y las movemos al apartado de etiquetas inactivas con la flecha hacia la izquierda.
Cómo se completan los valores en las transacciones
Lógica sin reglas de etiquetas financieras
Si tenemos deshabilitada la característica ‘Reglas predeterminadas de etiquetas financieras’, el comportamiento es el siguiente:
Siempre que tengamos la misma combinación de valores de etiquetas financieras en la transacción, podemos completar los valores desde el encabezado para que se repliquen automáticamente en todas las líneas, tanto para cuenta o cuenta de contrapartida. Esto es muy útil cuando tenemos que cargar diarios con muchas líneas.
Si no podemos completarlo desde el encabezado porque vamos a tener varias combinaciones en el diario, al ingresar los valores desde la cuenta se completarán automáticamente en la contrapartida.
Si tenemos varias líneas para cuadrar el diario (cuando usamos Débito y Crédito) los valores de etiquetas no se completarán automáticamente desde la cuenta, así que debemos ingresarlas manualmente (siempre tenemos la posibilidad de copiar y pegar los datos de los formularios de tipo grid).
En todos los formularios que tienen visión de encabezado y líneas, la lógica es la misma: completamos la información desde el encabezado y se trasladará automáticamente a todas las líneas.
Hasta aquí, como podemos ver, el comportamiento es el esperado considerando cómo venimos trabajando con las dimensiones financieras. ¡Pero cuidado! No tenemos disponible la funcionalidad de que al modificar un valor desde el encabezado el cambio se traslade a las líneas, y tampoco si cargamos las etiquetas cuando las líneas ya están creadas estas se completen automáticamente.
En el caso de las líneas de impuestos o apuntes contables generados automáticamente por el sistema, las etiquetas se completarán sin necesidad de ingresarlas manualmente al momento del registro dependiendo del tipo de transacción.
Reglas de etiquetas financieras
Las reglas de etiquetas financieras nos permiten definir valores predeterminados para que las etiquetas se completen automáticamente en las transacciones. Esto nos ayuda a agilizar el proceso, garantizar la uniformidad y eficiencia en el etiquetado, y poder cargarlas más rápido.
Las reglas están disponibles desde la v.42 y para poder utilizarlas debemos activar la característica: Reglas predeterminadas de etiquetas financieras.
Configurar reglas de etiquetas financieras
Para crear una nueva regla de etiqueta financiera, empezamos haciendo click en el botón ‘Crear’ situado sobre el panel de acción. Luego, completamos los campos (con este orden):
A medida que vamos seleccionando estos campos, el nombre se completará automáticamente con una descripción de la regla.
Si queremos que esta condición prevalezca sobre los valores ingresados manualmente por el usuario u otra condición que tengamos para el mismo campo, debemos habilitar la opción ‘Sobrescribir valor existente’.
El lenguaje que se usa para definirlas y ejecutarlas es Microsoft Power Fx. Tenemos disponible un generador con Copilot, y a medida que las vamos configurando podemos ir viendo una guía de la fórmula.
Pero, de todos modos, les cuento cómo lo estoy entendiendo yo.
Para mí, es igual a la función ‘SI’ que usamos en Excel, con la diferencia de que en el primer apartado de la condición vamos a indicar el origen dentro de la transacción en el sistema. Luego tenemos que indicar qué pasa si encuentra el valor que queremos completar en esa etiqueta, y luego qué pasa si no lo encuentra.
Por ejemplo:
Aquí lo que queremos es que si la cuenta de contrapartida del diario es de tipo ‘Banco’, se complete la etiqueta con el mismo valor, y si no es de tipo Banco esté en blanco.
- Doc: representa el documento actual, es decir, la línea del diario que se está procesando en ese momento (normalmente siempre empezamos con doc)
- OffsetAccountType: es el campo que indica el tipo de cuenta de contrapartida. Puede ser Banco, Cliente, Proveedor, etc.
- LedgerJournalACType.Bank: revisa que el campo que estamos indicando sea de tipo ‘Banco’.
- Doc: igual que en el primer apartado, estamos diciendo que busque el valor en la línea del diario en la que estamos trabajando.
- OffsetBank: es el campo desde dónde tiene que tomar el valor. Aquí estamos diciendo el banco de contrapartida.
- Account: es el valor a escribir en la etiqueta financiera. En nuestro ejemplo, es el ID de banco (campo Cuenta).
Si la cuenta de contrapartida no es de tipo Banco, la etiqueta financiera CuentaBancariaCP se deja vacía sin generar ningún error. Esto es importante porque la misma regla se evalúa en todas las líneas del diario, no solo en las que tienen un banco como contrapartida.
Simular una regla de etiqueta financiera
Podemos probar si estamos creando bien la regla antes de activarla con la funcionalidad de ‘Simular’ regla. Tenemos que seleccionar una transacción existente en el sistema y con el simulador vamos a ver si tiene errores, qué condición se está evaluando y el valor que se completará en la etiqueta.
Una vez que estamos seguros de que la podemos utilizar, solamente tenemos que habilitar el check de ‘Habilitado’:
Veamos todo junto:
Copiar etiquetas financieras
Si la regla nos quedó divina y necesitamos reutilizarla, podemos copiarla a otra entidad jurídica o bien, a otro tipo de transacción.
Para copiarla a otra transacción, por ejemplo si tenemos una regla para pedidos de venta y la queremos replicar en pedidos de compra, tenemos que seleccionar la opción ‘Copiar >> Copiar dentro de la entidad jurídica’ y seguimos el wizard.
Aquí es importante que las etiquetas estén habilitadas y tengamos configuradas las etiquetas en la otra compañía (sino estará vacío).
No es necesario que sea el mismo nombre y tipo porque debemos seleccionar la equivalencia en la otra empresa, pero podemos simplificar el proceso teniendo las mismas etiquetas en todas las compañías.
Consultas e informes
Para filtrar transacciones por una etiqueta financiera desde los filtros avanzados, podemos agregar las opciones:
O bien podemos filtrar directamente desde la consulta, ingresando el o los valores que necesitemos.
Tenemos disponible la información de las etiquetas desde:
- 🌿 Transacciones de asiento
- 🌿 Explorador de origen de contabilidad
- 🌿 Transacciones de cuenta principal
Mostrar etiquetas financieras inactivas
Si se ha inactivado una etiqueta financiera, podemos ver la información que se había registrado seleccionando la opción ‘Mostrar etiquetas financieras inactivas’.
Editar etiquetas financieras
Una vez que se han registrado las transacciones y, como consecuencia, el apunte contable, podemos editar los valores de las etiquetas que se han informado. D365FnO nos guarda la información de auditoría de quién ha modificado este dato, en caso de que necesitemos realizar el tracking de la información.
