En este blog vamos a ver una característica simple, pero que a mí personalmente me ha gustado mucho porque aporta un montón al trabajo del día a día: el nuevo marco de registro del historial de facturación para pedidos de venta y facturas de servicios.
Esta mejora nos da una visibilidad mucho más clara sobre qué se facturó, qué falló y por qué, y nos permite revisar los errores sin depender de permisos especiales ni del historial de trabajos por lotes. Una funcionalidad chiquita, pero muy útil, que realmente suma a la hora de entender qué está pasando en cada tarea y optimiza muchísimo nuestro proceso de facturación (y a nuestros amigues de IT que no tienen que ir a revisar los errores de los lotes todo el tiempo 😉 )
Esta funcionalidad nos resulta especialmente útil cuando no contamos con los permisos necesarios para acceder al historial de trabajos por lotes y revisar los errores que se generan durante la ejecución del trabajo de facturación.
Hasta ahora, aunque podíamos ver las facturas registradas, abiertas o con errores, no teníamos la posibilidad de profundizar en los detalles de esas facturas para hacer un análisis más completo.
Con la nueva característica, el propio espacio de trabajo incorpora estos apartados (que hasta el momento en la v.47 está en preview) y nos permite navegar directamente hacia el detalle de los errores. Esto nos da una visibilidad mucho más clara del proceso de facturación y nos ayuda a entender qué está pasando en cada ejecución.
Con este cambio, cada vez que facturemos o intentemos facturar, tanto de manera manual como por medio de un lote, vamos a disponer del historial asociado. Y por eso es importante que definamos cuántos días queremos conservar esta información, evitando acumular datos innecesarios y cuidando la performance del sistema.
Veamos cada punto en detalle…
🌱 CONFIGURACIÓN
Primero vamos a habilitar la característica “(Versión preliminar) Marco de registro de facturas de cliente para el seguimiento del historial de pedidos de ventas y FTI.”
Desde los parámetros podemos definir cuántos días queremos conservar los datos de los registros tanto de facturas como de clientes. El valor predeterminado es 30 días, pero tenemos la posibilidad de ampliarlo hasta un máximo de 45 días, según lo que necesitemos revisar o cómo trabajemos.
Módulo de Clientes >> Configurar >> Parámetros de clientes
Esta configuración es super importante, porque vamos a delimitar la cantidad de días que queremos guardar la información en las tablas (y cuidar la performance del sistema):
🌿 CustomerInvoiceDocumentLifecycleStageTransition
🌿 CustomerInvoiceDocumentLifecycleStageTransitionLog
Desde la v.45 los trabajos de mantenimiento se ejecutan diariamente.
Podemos revisar la información de ejecución de los trabajos de mantenimiento directamente desde el portal de mantenimiento de datos. También tenemos la opción de ejecutarlos manualmente cuando lo necesitemos, ya sea para este proceso en particular o para cualquier otro que se requiera:
Módulo de Administración del sistema >> Tareas periódicas >> Mantenimiento de datos
Podemos encontrar estos trabajos de mantenimiento con el nombre:
🌿 Limpiar datos de cliente de la tabla de registro
🌿 Limpiar datos temporales de facturas de servicios utilizados en informe de facturas de servicios
🌿 Limpiar datos temporales de facturas de ventas utilizados en informe de facturas de ventas
🌱 ESPACIO DE TRABAJO DE FACTURAS DE CLIENTE
Vamos a notar en el espacio de trabajo que los apartados relacionados con los historiales de facturación han cambiado (tanto para los pedidos de venta como para las facturas de servicios):
En este primer formulario vemos la información agrupada por día (tomando como referencia la fecha del servidor) y se muestran dos columnas: la cantidad de facturas que se registraron correctamente y la cantidad de facturas que presentaron errores.
De manera predeterminada se visualizan los últimos 14 días, aunque podemos ajustar el filtro para analizar cualquier otro período que necesitemos.
Desde el link de la cantidad de números de facturas registradas o aprobadas (según corresponda) podemos acceder a la información:
🌿 Pedido de ventas/Factura
🌿 Cuenta de cliente
🌿 Divisa
🌿 Auditoria: fecha y hora de la ejecución
🌿 Lote: si el registro se ha efectuado manualmente veremos ‘No’, si se ha realizado mediante un lote veremos ‘Si’.
🌿 Resumen (sólo para pedidos de venta): si se ha utilizado un criterio de resumen para unificar la facturación de pedidos en una misma factura, veremos ‘Si’. Les muestro la funcionalidad y configuraciones a las que se refiere un poquito más abajo.
🌿 Recuento de líneas: nos dice cuántas líneas tiene el pedido de ventas o la factura de servicio.
Y para ver los errores que tuvimos al intentar registrar las transacciones, tenemos que seleccionar la opción ‘Error details’ que se encuentra sobre el grid.
Vamos a poder ver exactamente el detalle del mismo error que vemos desde la transacción:
Si queremos ver el trabajo por lotes, podemos hacer click en la flechita
y seleccionar la opción de ‘Mis trabajos por lotes’:
Desde el listado de todos los trabajos por lotes tenemos que buscar el lote que necesitemos:
🌿 Factura de pedido
🌿Registrar la factura de servicio
Si buscamos el registro de errores desde el historial vamos a identificar el mismo error que vemos en el espacio de trabajo:
🌱 RESUMEN DE FACTURA
La información que vemos en la columna Resumen indica si vamos a generar una única factura agrupando distintas transacciones de venta. Esto aplica, por ejemplo, cuando unificamos la facturación por cuenta de facturación o cuando consolidamos varios pedidos de venta en caso de tener múltiples albaranes pendientes de facturar.
Lo podemos dejar configurado de manera predeterminada desde los parámetros de clientes, dentro del apartado Actualización conjunta. De esta manera podemos definir cómo queremos que se agrupen las transacciones al momento de generar la factura, y nos aseguramos de que el criterio de resumen se aplique siempre de la misma manera en nuestros pedidos:
Espero que esto te sirva y que lo empieces a usar pronto. ¡Nos vemos en el próximo! 🫶