La conciliación bancaria es un proceso organizacional que no sólo garantiza la integridad de los registros financieros, sino que también se detectan posibles errores, fraudes y se evita pasar por alto transacciones cruciales.
Para comenzar a revisar las nuevas características y funcionalidades siempre es mejor entender el proceso en general, asique les comparto este blog donde he descripto las principales características que hay que tener en cuenta.
Siempre que explico algo me gusta comenzar por el origen del universo 😆
🌱 ¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un proceso financiero que se utiliza para comparar los movimientos y saldos que se registran en la cuenta bancaria de la entidad financiera y el sistema de gestión.
El objetivo principal es asegurarse que el saldo de las cuentas bancarias reflejen con precisión sus transacciones financieras.
Los pasos básicos del proceso de conciliación bancaria son:
- Obtener los registros que se realizaron en la entidad bancaria: los bancos tienen disponible los detalles de los movimientos bancarios y su información, pueden ser en diferentes formatos y en períodos determinados.
- Comparar los movimientos bancarios con las transacciones registradas en el sistema. Por ejemplo, comparando criterios como las fechas, los importes, número de referencia bancaria, tipo de transacción, etc.
- Identificar y marcar las transacciones coincidentes, para descartarlas de la revisión.
- Investigar las diferencias, en este momento debemos revisar cuál ha sido el origen y el porqué de la diferencia entre los dos bancos.
- Realizar ajustes, si es necesario se registran las operaciones en el sistema para poder terminar el proceso.
- Registrar la conciliación, con esta tarea confirmamos que el saldo de la cuenta bancaria de la empresa refleja con precisión todas las transacciones financieras y se puede confiar para tomar decisiones financieras.
Y aquí en el desarrollo de las tareas es donde siempre me cuesta como consultora 😅, no se trata de “hacer coincidir los saldos”, sino que el trabajo y el objetivo se encuentra en buscar y entender las diferencias. Es una herramienta de revisión que tenemos para poder controlar las operaciones y procesos internos de la empresa, las fiabilidad en las registraciones que se realizan en el sistema, y los movimientos de dinero que se realizan en el banco.
Por medio de las conciliaciones bancarias podemos identificar cheques o instrumentos bancarios que no se han cobrado/pagado, cobros de intereses y comisiones de parte de la entidad bancaria, errores en el banco al momento de registrar conceptos, o duplicidad y errores al momento de registrar las transacciones en el sistema.
Por eso, no es inusual que los saldos sean diferentes. Pero también es importante tener en cuenta que no siempre las diferencias que se encuentran son errores. Por ejemplo, las diferencias entre el momento en el que se realiza el movimiento bancario en la entidad y el tiempo que transcurre hasta que lo registramos en el sistema (y viceversa). O las diferencias de centavos por redondeos.
Por lo tanto, como beneficios de realizar una responsable y adecuada conciliación bancaria podemos encontrar:
- tener una mejor precisión y mayor confiabilidad de la información por tener la gestión y la contabilidad al día
- comprobar los pagos y los cobros
- permite identificar y corregir errores
- ayuda a prevenir el fraude financiero
- garantiza que no se pasen por alto las transacciones importantes
Como recomendación, siempre sugiero mantener la conciliación lo mas al día posible (dependiendo de la cantidad de transacciones de la cuenta bancaria) e ir registrando las hojas de conciliación para que no se acumulen transacciones.
En conclusión, cuanto mayor definidas y “afinadas” podamos tener las configuraciones en el sistema, mejor conozcamos las nuevas funcionalidades que tenemos disponible, y mayores automatizaciones podamos realizar, más tiempo podemos dedicarle a las tareas de revisión y control interno.
🌱 ¿Qué es la conciliación bancaria en D3FO?
Para realizar este proceso tenemos dos opciones en D365F:
- Manual
- Avanzada
Con la conciliación bancaria manual tenemos disponible un formulario con todas las transacciones que se registraron en la cuenta bancaria. Se marca de manera manual e individual el casillero en cada transacción que se visualiza en el banco (nos podemos imaginar que tenemos la información de los movimientos bancarios en una segunda pantalla, en un Excel, o impreso en un papel).
En cambio, con la conciliación bancaria avanzada:
- importamos un extracto bancario proveniente de la entidad financiera
- accedemos a un formulario (worksheet) desde donde visualizamos en una mitad de la pantalla las transacciones del extracto bancario y en la otra mitad las transacciones registradas en la cuenta bancaria en el sistema (documentos bancarios)
- ejecutamos reglas de coincidencia que tienen criterios que comparan las transacciones y las asignan
Para los extractos bancarios tenemos disponible la importación de 3 formatos de manera estándar:
- MT940
- ISO20022
- BAI2
❗Nota: Se ha deprecado la funcionalidad de importar mediante el data framework los extractos bancarios en Septiembre 2022 (en la versión 10.0.29) para reemplazarla por la importación con los informes electrónicos. Les dejo el doc de Microsoft donde se documentan los pasos a seguir para configurar la importación de los extractos bancarios con los ger: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/import-BAI2-ER
Hasta el momento los extractos bancarios se importan manualmente, pero según el plan de release de Microsoft estaba programada una funcionalidad que permite importar los extractos bancarios desde el Sharepoint mediante un lote periódico para la versión .36 pero ya en instantes estará saliendo, les dejo el link al doc de Microsoft para que estén atentos: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/release-plan/2023wave2/finance-supply-chain/dynamics365-finance/automatic-bank-statement-importing
🌱 ¿Qué pasa en España con los extractos bancarios?
Una pequeña aclaración, en España existe un tipo de formato de extracto bancario especial denominado Norma43. Cumple la misma función que los extractos de ámbito de aplicación internacional, pero los nodos que contienen la información se encuentran en diferentes posiciones y es únicamente otorgado por las entidades bancarias de España.
Por lo tanto la importación del formato (por ejemplo, el model mapping y el format del ger) no se encuentra disponible de manera estándar.
Como novedades, algunos de los bancos de España están emitiendo de manera gratuita el formato mt940, lo que ayuda a poder simplificar el proceso de importación llevándolo al estándar. Les recomiendo preguntar por si acaso 😉
Y eso es todo!