Desde hace algunas versiones se encuentra disponible y funcionando el módulo de Facturación de suscripción en Dynamics 365. En este blog, he resumido la información del modelo de negocio y las funcionalidades disponibles en el sistema para su implantación, con las principales características a tener en cuenta.
🌱 ¿Qué es la facturación de suscripciones y por qué implantarlo?
La facturación por suscripción es un modelo de pago que permite a las organizaciones facturar y cobrar a sus clientes por productos y servicios de manera recurrente (y automática), generalmente en intervalos predefinidos según un calendario especificado. Por ejemplo, semanalmente, una vez al mes, anual o bien, adaptarse a un cronograma personalizado.
Las facturas se generan hasta que el cliente retire el permiso, solicite su baja o cancele su suscripción, o hasta que finalice el período de facturación aplazado.
Éste modelo de facturación normalmente aplica a negocios de consumo, y entre las formas más comunes de facturación recurrente se pueden incluir las suscripciones, las cuotas de membresía y los pagos realizados bajo un plan de pago a plazos.
Sin embargo, las suscripciones ofrecen flexibilidad y permiten a las empresas personalizar opciones para adaptarse a sus ofertas y consumidores. Ésta flexibilidad de la facturación por suscripción permite su adaptabilidad a variedades de negocios.
Algunas tipos comunes de facturación y características (independientemente del plazo de tiempo):
FIJO
- Estándar: modelo en el que el coste de la suscripción se mantiene constante a lo largo del tiempo. Se paga la misma cantidad en cada ciclo de facturación por el uso de un producto o servicio, independientemente de los cambios.
VARIABLE
- Consumo: el coste de la suscripción se determina según el uso o consumo real del producto o servicio. Se factura en función de la cantidad consumida o el nivel de utilización que han tenido durante cada período de facturación.
- Híbrido o por excedente: este modelo utiliza una tarifa fija con una contingencia para cargos adicionales que se generarán si el uso supera un umbral determinado dentro de un ciclo de facturación.
- Gratuita: los clientes tienen acceso a un conjunto limitado de funciones de forma gratuita o a un período de prueba, con la opción de actualizar a un nivel de pago que ofrece funcionalidades adicionales, acceso o servicios.
🌱 Dynamics 365 Finance: ¿Qué es el módulo de Facturación de suscripciones?
Lo primero, y lo más importante:
NO son nuevas formas de generar facturas. Todas las facturas que se emiten desde el módulo de facturación de suscripciones se realizan por medio de pedidos de ventas o facturas de servicios.
Se integra con funcionalidades y configuraciones ya disponibles en el sistema.
SI lo podemos utilizar para:
- Administrar oportunidades de ingresos por suscripciones
- Facturación recurrente por medio de un calendario de facturación
- Aplazamientos de ingresos y gastos
- Asignar precios múltiples a los ingresos
Cumple con las normas de auditorías:
- IFRS 15 (norma internacional de financial reporting)
- US GAAP (principios de contabilidad normalmente aceptados)
- ASC 606 (Tema 606 de la Codificación de Normas de Contabilidad)
Dentro del módulo, tenemos 3 funcionalidades disponibles:
- Facturación periódica del contrato (facturación de contratos recurrentes)
- Aplazamientos de ingresos y gastos
- Asignación de ingresos y elementos múltiples
Para habilitar todas las funcionalidades tenemos que habilitar las características:
Con muchísimo cuidado que hasta la versión 10.0.33 las programaciones de facturación con proyectos se encuentra en preview y no se recomienda habilitarla.
👉 Si quieren saber mas acerca de la integración entre el módulo de Facturación de suscripciones y el módulo de Gestión de proyectos y contabilidad les comparto el link de una sesión del BeerDays organizada por el Rincón Dynamics en la que he participado: https://www.elrincondynamics.es/formacion/detalle/view/novedades-financieras-en-dynamics-365-finance-antonio-gilabert-y-natalia-salas-beerdaysiii
🌱¿Cómo se integra con el resto de los módulos del sistema?
La mayoría de las configuraciones que afectan al registro de las transacciones provienen de su relación con otros módulos. Adicionalmente, tenemos varias funcionalidades de otros módulos disponibles:
🌱 ¿Para qué se utiliza cada funcionalidad?
▫️▪️▫️ FACTURACIÓN PERIÓDICA DEL CONTRATO:
La podemos utilizar para:
- gestionar los contratos de facturaciones recurrentes con los clientes, su renovación o finalización
- cálculo y gestión de precios (manual o predeterminados)
- gestión de la periodicidad o consolidación de las facturaciones
- gestión de facturaciones por entregables
- contratos de renovación de soporte
Con la misma lógica que nos encontramos en el resto de los módulos del sistema, el comportamiento de las programaciones se definen mediante ‘Grupos’. Lo que nos permite ahorrarnos tiempo de configuraciones y poder tener la clasificación de los contratos que comparten las mismas características.
De todos modos, cada programación permite modificar sus especificaciones para cambiar su comportamiento predeterminado, a nivel de encabezado y de línea si es necesario.
El formulario principal de este apartado se denomina ‘Programas de facturación’, y podemos acceder siguiendo la ruta:
Módulo de facturación de suscripción >> Facturación periódica del contrato >> Programaciones de facturación >> Todas las programaciones de facturación
Desde el panel de acción de la ficha de cada programación, se encuentran disponible las funcionalidades y las principales consultas.
Con las vistas de ‘Encabezado’, ‘Líneas’ y ‘Detalles de líneas’ se configuran y definen las especificaciones del contrato del cliente:
- Desde el encabezado, se asocia el cliente y se definen las condiciones económicas del contrato y su renovación.
- En las líneas se detallan los servicios o artículos a facturar, y los precios de cada recurrencia.
- En los detalles de las líneas se ingresan los datos de las transacciones y es posible visualizar información de auditoría o adicional de cada recurrencia (por ejemplo las bajas o los cambios de precios).
La facturación se puede generar:
Individualmente por programación o seleccionando opciones de filtro que apliquen a todas las programaciones activas.
De manera manual o mediante una tarea periódica con procesamiento por lotes con una periodicidad predefinida.
▫️▪️▫️ APLAZAMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS:
La funcionalidad de aplazamientos permite administrar los ingresos recurrentes y periodificar los gastos. Siempre se basan y dependen de un documento de origen o una programación de facturación.
Los aplazamientos se encuentran disponibles desde las transacciones de pedidos de venta, compras, diarios generales, facturas de servicios y diarios de facturas. No se pueden introducir ni crear por separado porque dependen de las configuraciones y valores predeterminados del módulo.
Una vez parametrizada la funcionalidad, y configuradas las plantillas y los valores predeterminados de los aplazamientos (con la contabilidad), se podrán visualizar los aplazamientos que se generan (de manera individual por transacción) desde las programaciones de aplazamientos, siguiendo la ruta:
Módulo de facturación de suscripción >> Aplazamientos de ingresos y gastos >> Programaciones de aplazamientos >> Todas las programaciones de aplazamientos
La ficha contiene la información del encabezado y las líneas con los apuntes contables que se irán registrando según la periodificación definida. En caso de ser necesario, es posible editar la programación de aplazamiento creada en función de modificar las especificaciones de períodos e importes que se registrarán.
El procesamiento de los aplazamientos se puede registrar individualmente y de manera manual desde las líneas de cada ficha (programación) o predefinir un procesamiento por lotes mediante una tarea periódica.
Adicionalmente de las facturaciones, se encuentran disponible varias tareas periódicas que se pueden ejecutar para simplificar los procesos manuales, como poder poner en espera varias programaciones, eliminar las retenciones, o el proceso de finalización de contratos masiva.
▫️▪️▫️ ASIGNACIÓN DE INGRESOS DE VARIOS ELEMENTOS:
La asignación de ingresos de elementos múltiples permite configurar diferentes plantillas que se utilizan para calcular y asignar ingresos en varios elementos (variantes de productos).
Ésta gestión de precios y asignación de ingresos en varios artículos se utilizan y aplican en las facturaciones recurrentes del módulo.
🌱 Consultas e informes
Para las funcionalidades de ‘Facturación periódica del contrato’ y ‘Aplazamientos de ingresos y gastos’ se encuentran disponibles varios informes y consultas (en formato grid y reportes preimpresos) que permiten analizar, monitorear y gestionar de manera eficiente los ingresos generados por las suscripciones, los aplazamientos, los patrones de facturación y las renovaciones de contratos.
🌱 WORKSPACE
El módulo tiene disponible el área de trabajo ‘Facturación de suscripción’ para poder visualizar la información, y gestionar y administrar las actividades relacionadas con la facturación de suscripciones. Nos ofrece reporting específicos que se utilizan en este modelo de negocio.
Adicionalmente, es una vista centrada que facilita la navegación y a los formularios mas relevantes.
Está compuesto por los apartados:
- Información general: con la misma estructura de los workspaces disponibles en el sistema, se visualizan los datos en los componentes: íconos, listas y links.
- Análisis: MRR: Power Bi embebido con el informe MRR (Monthly Recurring Revenue). Permite obtener la información de los ingresos recurrentes mensuales e indica el valor promedio que la entidad recibe por el pago de sus suscripciones (por el momento solo disponible en divisas GBP y USD).
- Análisis: reparto: Power Bi embebido con el informe Revenue Waterfall (cascada de ingresos). Permite visualizar la distribución de los gastos e ingresos a lo largo de más de un período, por cuenta contable y naturaleza.
- Análisis: saldo decreciente: Power BI embebido que muestra la información del seguimiento del valor decreciente de los activos (agrupado por cliente) a lo largo del tiempo.
🌱 END NOTE
En conclusión, el módulo de Facturación de suscripción ofrece una solución integral y flexible para gestionar los procesos en organizaciones con este modelo de negocio y analizar la información.
Las empresas pueden automatizar y simplificar la generación de facturas y reducir las tareas manuales, mejorando la experiencia del cliente.
Ofrece bastante capacidad para adaptarse y personalizar las configuraciones según las necesidades específicas de cada organización.
Si bien como todo módulo nuevo queda un poquito de trabajo pendiente y sugerencias que podemos hacer, tiene muy buena pinta 😉
Les comparto los docs de Microsoft para mas información:
👉PowerBI: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-receivable/sub-bill-power-bi
Como siempre, espero que les sirva de ayuda y nos vemos pronto!